Софтуер за управление на документооборот

Софтуер за документооборот DocsWorkflow: Дигитализирайте бъдещето

Много компании търсят начини за автоматизиране на документооборота и за подобряване на ефективността на предприятието. Иновативният софтуер за документооборот DocsWorkflow е много повече от архив или сигурно решение - с реализацията на правила и действия по Ваш избор, модулната система за документооборот автоматизира бизнес процесите като Ви спестява време и пари, освобождава Ви от ненужни ресурси. Твърде много време се губи за проследяване напредъка на задачата и получаване на проекти от точка А до точка Б към точка C. Съвременният софтуер за документооборот DocsWorkflow съхранява и управлява Вашите файлове, информация, проекти, документи, събира данните в единна централизирана система - така че винаги да знаете състоянието на всеки проект и задача.

Софтуер за документооборот DocsWorkflow: Опростяване на ежедневните процеси

Система за съхранение и управление на документи DocsWorkflow предоставя на организациите решение за автоматизиране на процесите на документи и сътрудничество между отделите. Системата за управление на документооборот DocsWorkflow е лесна за конфигуриране, маршрутът и възможностите за управление на документи могат да бъдат персонализирани да отговарят на нуждите и специфичните бизнес процеси на компанията. Интегрираният софтуер за документооборот DocsWorkflow ще Ви осигури бърза възвръщаемост на инвестициите и несравними ползи за Вашата организация.

Софтуер за документооборот DocsWorkflow: Интегрирано управление на съдържанието

DocsWorkflow е уеб-базирана информационна система за съхранение и управление на документи с интегрирани модули, които поддържат и обработват данните за оборота на електронни документи, документи на хартиен носител, задават се маршрути на документи, oтговорно за изпълнението лице, отдел и дирекция, задаване на срок за изпълнение, лесно преглеждане и одобрение на документи, мониторинг на резултатите и други. Специализираният софтуер за документооборот автоматизира работните потоци и позволяват на служителите да създават, преглеждат, одобряват, публикуват, да насочват документи и задачи към отдели/отделни служители в съответствие с фирмената политика и процедури на компанията. Потребителският интерфейс на системата за електронен документооборот DocsWorkflow е достъпен за потребителите, интуитивен, използва подсказки и широка гама улеснения за ползването му.

Достъп, съхранение и управление на документи и файлово съдържание

• Файлово съдържание е без ограничения на типовете формати;
• Достъпът до файловото съдържание се управлява чрез функционалността check in – check out;
• Софтуер за документооборот DocsWorkflow предоставя механизми, гарантиращи интегритета на документ – ненарушаване на неговата цялост от момента на създаването му;
• Редакция на файловото съдържание;
• Сканиране и прикачване на документи.

Автоматизиране на електронния документооборот

• Обхващаща напълно дейностите свързани с обработване и анализ на информацията и документооборот;
• Оптимизиране на работните процеси, приемане, обработка и издаване на документи, както и съкращаване на времето за обработка;
• Електронно движение на документи в професионалния софтуер за документооборот DocsWorkflow, включително резолиране и придвижване до друга дирекция, отдел и служител;
• Един или повече документи могат да се обединят в една процедура за издаване и регистриране на документи;
• Срок за изпълнение на услугата или процедурата и получаване на информация във всеки момент за изтичащи и изтекли срокове на документи;
• Разпечатване на изходящи документи съобразно въвежданите данни в системата за управление на документооборот, включително финансови документи – фактури, ордери и други;
• Софтуер за документооборот DocsWorkflow позволява генерирането на произволни документи, както и действията с тях. Предвидено е групирането на пакети от документи в отделни модули и групи, с цел създаването на работни екрани на отделните структурни звена на дружеството;
• Възможност за въвеждане на уникален регистров индентификатор и наименование на вида на регистрираните документи, според ведомствената номенклатура на документите;
• Възможност за издаване на становище по документ;
• Статус на обработваната задача.

Автоматични задължения за плащане

• Регистриране на всички плащания за извършени услуги и дейности към компанията - в брой и по банков път;
• Софтуер за документооборот DocsWorkflow може да бъде интегриран към среда за електронни разплащания;
• Възможност за експорт към счетоводен софтуер.

Класификационни схеми

• За всеки раздел на дадено ниво има функционалността да се дефинират подраздели за следващото ниво на класификация;
• Обектът може да бъде класифициран многократно в един или повече от един раздел, в различни нива на класификационната схема от съответния тип;
• Разделът може да бъде подраздел на други раздели, в различни нива на класификационната схема от съответния тип;
• Системата управление на документооборот дава възможност за персонализиране на правата по промяна на организацията на променливи раздели;
• Проследява на всички плащания и натрупани задължения по лица и партньори.

Потребители на системата за управление на документооборот и права за достъп

• Стриктен контрол върху правата за достъп на отделните служители до информацията и статусът на изпълнение на поставените задачи чрез дефиниране на потребителски права за достъп на служителите;
• Софтуер за документооборот DocsWorkflow е многопотребителска система, позволяваща едновременната работа на неограничен брой потребители;
• Поддържане на списък на работните места, като настройката за всяко работно място е заложена в сервизните модули на системата;
• Всички действия по изтриване или редактиране на документи могат да се настройват като права за всеки потребител на системата за управление на електронен документооборот или за определено ниво на достъп – група потребители.

Други възможности

• Търсене на данни по множество критерии, което позволява на потребителите лесно да намират документи, които са важни за тях;
• Справки и отчети, необходими за дейността на организация;
• Възможност за интегриране на съвременния софтуер за документооборот с онлайн портал за клиенти;
• Водене на история - потребител извършил вписването, време на вписване, направени редакции и други.

Софтуер за документооборот DocsWorkflow позволява да намалите драстично разходите си:

• Намаляване на разходите за хартия;
• Намаляване на разходите за печат;
• Намаляване на разходите за съхранение на документи;
• Намаляване на времето за търсене на документи.

Софтуер за документооборот DocsWorkflow позволява да повишите организираността на работния процес във фирмата:

• Намаляване на времето за обработка и управление на документи;
• Автоматизиране на процесите за документооборот;
• Настройки на дейностите;
• Сътрудничество между отделите;
• Сътрудничество с доставчици и партньори;
• Дефиниране и автоматизиране на правилата за провежданата бизнес политика;
• Бизнес правилата са безпроблемно интегрирани в електронните формуляри, процесите и справките;
• Контролиране на маршрута на работния поток, отчетите, дейността;
• Обработката на изключенията.